Organisieren Sie sich: 3 Möglichkeiten, die neuen Kanban-Boards von Asana zu verwenden

Etwas Produktivitätstools machen wirklich keinen Sinn, bis Sie sie in Aktion sehen. Wenn Sie also noch nie Kanban-Boards verwendet haben, haben Sie vielleicht nicht verstanden, was die ganze Aufregung um Top-Workflow-Management und Zusammenarbeitsdienst Asana fügt Kanban-Boards hinzu. Wenn Sie jedoch daran interessiert sind, bei der Arbeit produktiver zu sein, ist es einen Blick wert, wie ich Ihnen erklären werde.



Für die uneingeweihte Online-App Asana (kostenlos bei Asana), die in letzter Zeit viel Anklang gefunden hat. Dieser Service ist im Grunde eine To-Do-Liste für Steroide. Sie können Asana mit einer Gruppe von Personen verwenden und es ist an Arbeitsplätzen sehr beliebt. Was seit letzter Woche in Asana neu ist, ist eine Funktion namens Boards, die auf Kanban-Boards basiert. Kanban ist ein Oberbegriff, der sowohl einen App-Typ als auch ein System zur Verwendung dieser App beschreibt. Eine der bekanntesten Kanban-Board-Apps ist Trello (kostenlos bei Asana).

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Kanban ist auch bei IT-Teams und Softwareentwicklungsteams sehr beliebt. Wenn sie es beschreiben, werfen sie mit Begriffen wie Scrum und Just-in-Time-Lieferung herum und erwarten, dass wir normale Leute verstehen, was sie bedeuten. Es ist sehr verwirrend.

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Ein viel einfacherer und klarerer Weg, um Kanban verstehen ist, Beispiele dafür in Aktion zu sehen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Kanban-Boards, die am Arbeitsplatz möglicherweise weniger verbreitet sind, aber für fast jeden Sinn ergeben.



1. Verfolgen Sie persönliche Aufgaben: To Do, Do, Don

Eine Möglichkeit, ein Kanban-Board zu verwenden, besteht darin, eine persönliche To-Do-Liste zu organisieren und sicherzustellen, dass Sie nie zu viele Aufgaben auf einmal übernehmen. Nennen wir dies das To Do, Doing, Done Board.

In diesem Setup haben Sie drei Spalten mit den Bezeichnungen To Do, Doing und Done. Sie haben auch einen Stapel Haftnotizen, die im Kanban als Karten bezeichnet werden. Sie schreiben Ihre Aufgaben auf die Haftnotizen, eine Aufgabe pro Notiz, und kleben sie in die To-Do-Spalte. So weit, ist es gut.

Im Moment haben wir eine Liste von Aufgaben in der Spalte To Do und nichts in den Spalten Doing oder Done. Ich weiß, dass Sie sehen können, wohin dies führt, aber springen Sie noch nicht zum nächsten Schritt.

Was Sie über Kanban-Boards wissen müssen, ist, dass sie es sind Visualisierungen von Informationen, die Sie genauso leicht auf andere Weise verfolgen könnten. In Asana können Sie Ihre Aufgaben stattdessen in der Listenansicht anzeigen und mithilfe von Überschriften innerhalb der Liste zwischen verschiedenen Aufgabentypen unterscheiden, wie in der Abbildung unten gezeigt.

ListenansichtListenansicht

Wenn Sie jedoch die gleichen Informationen in der Tafelansicht visualisieren, kann dies einen anderen psychologischen Effekt haben. Bei To-Do-, Doing-, Done-Boards legen die Leute normalerweise selbst fest, wie viele Aufgaben gleichzeitig in ihrer Doing-Spalte sein können. Der Zweck besteht darin, ein System zu erstellen, das Sie anleitet, sich auf nur wenige aktive Aufgaben zu konzentrieren. Mit einer Listenansicht hat man leicht das Gefühl, dass alle Aufgaben gleich wichtig sind und alle erledigt werden müssen im Augenblick!

Das Kanban-Board To Do, Doing, Done eignet sich sehr gut für komplizierte Aufgaben mit vielen Schritten. In den Bildern oben und unten sehen Sie, dass viele der Aufgaben groß sind und nicht an einem einzigen Tag erledigt werden können. Die Beschränkung der Doing-Liste auf nur zwei oder höchstens drei Aufgaben ermutigt Sie, sich auf sie zu konzentrieren, bis sie erledigt sind.

Board-Ansicht

Es ist sehr einfach, dasselbe Konzept der Einschränkung der laufenden Arbeit (Doing) auch auf Teameinstellungen anzuwenden.

2. Verteilen Sie die Arbeit über einen freigegebenen Aufgabenbehälter

Hier ist ein weiteres Beispiel, das ziemlich einfach ist. Sie können ein Kanban-Board verwenden, um Einzelpersonen in einem Team Arbeit zur Verfügung zu stellen, die sie abholen und sich selbst zuweisen können.

Um es leicht verständlich zu machen, nehmen wir an, dass dies eine Liste mit Haushaltsarbeiten ist. Dieser Haushalt hat drei Kinder: Andy, Berta und Claudio. Die erste Kanban-Spalte ist Aufgaben. Die nächsten Spalten sind Andy, Berta und Claudio. Die letzte Spalte ist Fertig.

Die Haushaltsregel lautet, dass sich jedes Kind jeden Samstag eine Aufgabe aussuchen muss, die es zu erledigen hat. Von Zeit zu Zeit können auch zusätzliche Aufgaben anfallen. Die Kinder haben die Autonomie, ihre Aufgaben basierend auf dem, was verfügbar ist, zu wählen. Sie treffen eine Auswahl, ziehen diese Karte in ihre Spalte und übernehmen damit die Verantwortung dafür. Wenn sie ihre Aufgaben erledigt haben, verschieben sie die Karte in die Spalte Fertig.

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HausarbeitenHausarbeitenDiese Anordnung kann man sich leicht am Arbeitsplatz vorstellen. Wir könnten ein Team von Arbeitern mit einem Haufen Arbeit haben, die alle gemeinsam erledigen müssen. Anstatt darauf zu warten, dass ein Manager ihnen Arbeit zuweist, können sie eine Aufgabe aus dem Bin verfügbare Arbeit beanspruchen.

3. Kontakte verwalten

Eine ungewöhnlichere Art, ein Kanban-Board zu verwenden, besteht darin, Listen mit Kontakten basierend auf Region oder Stadt zu führen. Auch hier könnte es genauso gut in einem Listenformat sein, aber für viele Menschen hat das Sehen von Spalten und Karten einen anderen (positiven) psychologischen Effekt.

Diesmal enthält die Tafel ganz einfach Spalten für verschiedene Regionen und Städte. Jede Karte ist ein Kontakt, der in dieser Region ansässig ist. Wenn eine Reise Sie an einen bestimmten Ort führt, können Sie ganz einfach eine Liste mit Kontakten einsehen, die Sie dort erreichen könnten. Außerdem werden Sie sehr schnell bemerken, wenn sich eine wachsende Zahl wichtiger Kontakte am selben Ort befindet, was bedeuten könnte, dass Sie Ihre Besuchshäufigkeit erhöhen müssen.

Kanban-KontakteKanban-KontakteUm diesen Prozess ein wenig zu automatisieren, können Sie Weiterleiten von E-Mails von Kontakten an ein Asana-Projekt direkt. Ändern Sie die Betreffzeile in den Namen und den Standort des Kontakts, um es Ihnen später zu erleichtern, richtig zu sortieren und zu kardieren. Da viele Leute am Ende einer E-Mail ihre vollständigen Kontaktinformationen angeben, haben Sie auch alles in den Karten gespeichert.

Machen Sie mehr mit Kanban-Boards

Hoffentlich haben diese Beispiele Kanban-Boards für Uneingeweihte etwas zugänglicher gemacht. Ihre Verwendung kann viel komplizierter sein, von der Softwareentwicklungsverfolgung, auf die ich zuvor hingewiesen habe, bis hin zur Bestandskontrolle. Die einfacheren Beispiele, die ich gegeben habe, sollen Ihnen helfen zu verstehen, warum Sie in Asana ein Board statt einer Liste verwenden könnten. Seien Sie kreativ und verwenden Sie Boards, um das zu verwalten, was für Sie am sinnvollsten ist.

Suchen Sie weitere Informationen zu Asana? Sie können Asana in Unternehmen verwenden, 7 Asana-Tricks, um eins mit Geschäftsabläufen zu werden, und Slack vs. Asana lesen.

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